Модуль Alvex для Alfresco

Модуль Alvex для Alfresco 4.x

Глава 1. Установка

      1.     Загрузите Alfresco Alfresco 4.2b. и установите

2.     Запустите установленную Alfresco

3.     Распакуйте загруженный архив Alvex 1.3. Скопируйте alvex-core-repository-1.3.jar в папку tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/lib/ и alvex-core-share-1.3.jar в папку tomcat/webapps/share/WEB-INF/lib/.

4.     Перезагрузите сервер приложений Alfresco.

Основы работы с оргструктурой

Модуль Alvex позволяет вам ввести вашу организационную структуру в Alfresco и использовать ее в бизнес-процессах. В рамках оргструктуры вы можете использовать следующие элементы:

     1. Подразделения: департаменты, отделы, филиалы. Все сотрудники распределяются по подразделениям. Вы создаете одно глобальное подразделение (например Компания) и подразделения внутри него. Количество уровней вложенности и число подразделений на каждом уровне не ограниченно.

2. Администраторы. Администратор подразделения — это пользователь, имеющий право редактировать подразделение и перераспределять сотрудников внутри него без прав администратора Alfresco. Вы можете выдать права администратора подразделения, например, сотруднику отдела кадров или начальнику подразделения.

3. Контролёры. Контролёр — это руководитель подразделения или другой сотрудник, который контролирует выполнение задач сотрудниками подразделения.

4. Роли. Используя роли, вы можете указать должность или роль сотрудника. Роль — это свойство, задаваемое на уровне всей компании, а не только подразделения. При настройке подразделения оргструктуры вы указываете, какие роли доступны для его сотрудников. После этого выбранные роли можно присваивать сотрудникам подразделения в соответствии с их обязанностями. Так, например, вы можете создать роли «Разработчик», «Секретарь» или «Директор департамента» и использовать их в разных подразделениях.

Управление оргструктурой

1.     Войдите в Alfresco под учетной записью администратора и откройте консоль администратора.

 Выбор пункта меню Обновления Alvex

2.     Выберите пункт Оргструктура в левом меню в консоли администратора.

Выберите пункт Оргструктура.

3.     Система спросит вас ввести имя первого подразделения. Введите название вашей компании. Оно будет использовано в качестве корневого подразделения оргструктуры. Вы можете изменить это название позже.

Создание новой оргструктуры

Управление подразделениями

Для добавления нового подразделения откройте Схему оргструктуры, выберите первое родительское подразделение и нажмите Плюс.

Настройки оргструктуры

Введите название подразделения и его вес в появившемся окне. Вес влияет на порядок отображения элементов. Выберите Администратора, который сможет добавлять и удалять пользователей из создаваемого подразделения, и контролёра, который будет иметь возможность просматривать задачи пользователей, относящихся к создаваемому подразделению. Вы можете выбрать столько администраторов и контролеров, сколько требуется. Например, директор департамента и начальник отдела могут быть контролерами одной и той же команды.

Добавление нового раздела оргструктуры

Таким же образом вы можете добавить столько подразделений, сколько вам нужно. Выберите подразделение и нажмите Плюс для создания дочерних подразделений.

Нажмите Редактировать для изменения названия, веса, администраторов и контролеров существующего подразделения. Нажмите Удалить для удаления подразделения. 

Управление ролями

1.     Для использования ролей в оргструктуре сначала их нужно создать. Для этого откройте Настройка ролей.

2.     Нажмите Добавить роль. Введите Название роли и Вес. Вес влияет на порядок отображения элементов.

3.     Чтобы иметь возможность присвоить роль сотруднику какого-либо подразделения, сначала добавьте роль в число доступных для подразделения. Для этого выберите подразделение и нажмите Добавить роль.

4.     Выберите роли для добавления.

Рисунок 2.11. Выбор ролей

5.     Теперь вы можете назначать роли сотрудникам подразделения.

2.6. Управление сотрудниками в оргструктуре

1.     Выберите подразделение и нажмите Сотрудники подразделения.

2.     Для добавления новых сотрудников нажмите Добавить пользователей.

Добавление пользователей

3.     Найдите пользователя, которого вы хотите добавить в подразделение оргструктуры. Если сотруднику нужно присвоить какую-либо роль, выберите ее.

4.     Если вы хотите добавить роль сотруднику, который уже входит в состав подразделения, вернитесь к экрану Сотрудники подразделения, выберите сотрудника и нажмите Редактировать роли.

5.     Выберите роли для добавления.

Выбор роли для существующего пользователя

6.     Проверить, выданы ли сотрудникам выбранные роли, можно в том же окне просмотра сотрудников подразделения.

Настройка интерфейса оргструктуры

            1.     Откройте Внешний вид оргструктуры и выберите Настройка интерфейса

2.     Выберите Тип отображения оргструктуры. Это свойство отвечает за тип отображения оргструктуры на странице оргструктуры (http://server:8080/share/page/alvex-orgchart). Выберите Раскрывающийся список, если в вашей оргструктуре есть уровни с большим числом подразделений. Выберите Дерево, если у вас небольшая оргструктура и не более 4-5 подразделений на одном уровне. Вы можете изменить эту настройку в любое время.

3.     Выберите Показывать людей рекурсивно, если вы хотите видеть с списке сотрудников подразделения всех людей, работающих в дочерних подразделениях.

4.     Введите Название роли по умолчанию, если вы хотите присвоить какую-то роль всем сотрудникам, у которых роль не выбрана. По умолчанию таким сотрудникам присваивается роль "Сотрудник".

Настройка доступных бизнес-процессов

После установки Alvex по умолчанию пользователи не могут запускать бизнес-процессы. Вы можете выдать им права на запуск доступных бизнес-процессов в консоли администратора.

1.     Войдите в Alfreco как администратор и перейдите в консоль администратора.

2.     Откройте вкладку Доступные бизнес-процессы, выберите группу пользователей и процесс, который будет доступен этой группе.

3.     Теперь все пользователи из указанной группы могут запускать заданный процесс.

Создание сайтов канцелярий

1.     Для создания нового сайта канцелярии с реестрами документов войдите в Alfresco с правами администратора и перейдите в консоль администратора.

2.     Откройте Управление сайтами канцелярий, выберите Добавить канцелярию.

3.     Откройте созданный сайт и добавьте сотрудников канцелярии, удалите администратора из числа членов сайта.

Настройка формата автонумерации

Каждый зарегистрированный в реестре документ имеет свой номер. Этот номер уникален в рамках этого реестра и позволяет идентифицировать документ. Менеджер сайта канцелярии может изменять формат автонумерации документов в реестре. Это может быть сделано либо в момент создания реестра, либо после этого в окне Настройка реестра.

При задании формата автонумерации могут использоваться следующие переменные:

• %{inc} — возрастающее значение. Минимальное значение: 1. Первый документ будет иметь номер: 1, второй: 2, третий: 3 и т.д.
• %{fullYear} — число, соответствующее значению текущего года. Например, 2012. Может использоваться как часть номера.
• %{year} — краткий вариант значения текущего года. Например, 12.
• %{month} — текущий месяц. Например, 11.
• %{day} — текущий день. Например, 21.
• %{dayInc} — возрастающее значение в течение дня. Минимальное значение: 1. Например, 3 — третий документ за день. Счетчик будет обнулен в полночь.
• %{monthInc} — возрастающее значение в течение месяца. Минимальное значение: 1. Например, 2 — второй документ за месяц. Счетчик обнуляется в полночь первого числа нового месяца.
• %{quarterInc} — возрастающее значение в течение квартала. Минимальное значение: 1. Например, 2 — второй документ в этом квартале.
• %{yearInc} — возрастающее значение в течение года. Минимальное значение: 1. Например, 2 — второй документ в этом году.

Вы можете изменить текущее значение счетчика на странице Настроить реестр.

• %{inc} — 1, 2, 3...
• %{fullYear}-%{month}/%{monthInc} — 2012-11/1, 2012-11/2, 2012-12/1...
• Вх-%{fullYear}-%{month}-%{day}-%{dayInc} — Вх-2012-11-3-1, Вх-2012-11-3-2, Вх-2012-11-4-1...

Создание своего типа реестров

Типы реестров документов Alvex основаны на Alfresco Data List Item Type. Вы можете создавать свои типы реестров также, как типы обычных списков данных Alfresco.

Namespace вашей модели контента должен содержать слово «document» для того, чтобы тип был доступен на сайте реестров документов, а не только на обычных сайтах совместной работы. Не забудьте настроить интерфейс Share для отображения нужных полей типа реестра в режимах просмотра реестра, регистрации документа и редактирования/просмотра документа.

Форма поиска документов будет сгенерирована для вашего типа автоматически.

Также может быть полезно использовать следующие настройки:

• Используйте следующий блок в share-config-custom.xml внутри блока Appearance для обозначения поля номера документа для дальнейшей автоматической генерации номера:

o        <field set="set1" id="Your_Prefix:id">

o        <control template="/alvex-auto-numberer.ftl"/>

o        </field>

Свойство Your_Prefix:id должно иметь текстовый тип (d:text).

• Используйте следующий блок в share-config-custom.xml внутри блока Appearance для выбора пользователя из оргструктуры:

o            <field set="set2" id="Your_Prefix:user">

o            <control template="/orgchart-picker.ftl" />

o            </field>

Your_Prefix:user должно быть ассоциацией с типом cm:person.

Управление сайтами комитетов

1.     Для создания сайта комитета войдите в Alfresco с правами администратора и откройте консоль администратора.

2.     Откройте раздел Управление сайтами комитетов, нажмите Добавить сайт комитета.

3.     Откройте созданный сайт и добавьте сотрудников комитета, удалите администратора из числа членов сайта.